引言：Excel修订模式的重要性与应用场景
在现代办公环境中，Excel作为最常用的数据处理工具之一，其修订模式（Track Changes）是一个非常实用的功能，尤其适用于团队协作、多人编辑同一份工作簿的场景。修订模式允许用户跟踪工作簿中的所有更改，包括单元格内容的修改、格式的调整等，并记录下更改者、时间和具体变更内容。这不仅有助于追踪错误和责任，还能在多人协作时避免冲突，确保数据的一致性和准确性。
想象一下，你和团队成员共同负责一个财务报表的更新。如果没有修订模式，你可能需要手动比较不同版本的文件，或者通过邮件来回确认更改，这既耗时又容易出错。而开启修订模式后，所有更改都会被清晰标记，你可以轻松查看谁修改了什么、何时修改，并决定是否接受这些更改。这大大提升了工作效率和协作透明度。
本文将详细指导你如何在Excel中开启和关闭修订模式、如何查看修订记录，以及如何接受或拒绝修订。我们将以Excel 2016、2019、2021以及Microsoft 365（最新版本）为例进行说明，因为这些版本的操作界面相似，但我会注明不同版本的细微差异。如果你使用的是更早的版本（如Excel 2010），操作步骤可能略有不同，但核心逻辑一致。建议在操作前备份你的工作簿，以防意外更改。
接下来，我们将分步骤展开讲解，每个部分都包含清晰的操作指南和实际例子，帮助你快速上手。
1. 如何开启修订模式
开启修订模式是跟踪更改的第一步。在Excel中，修订模式默认是关闭的，你需要手动启用它。启用后，Excel会以视觉方式突出显示所有更改（例如，用下划线或颜色标记单元格），并在状态栏显示修订信息。
步骤详解
打开Excel工作簿：首先，打开你想要跟踪更改的Excel文件。确保文件处于“编辑”模式（即你可以直接修改单元格内容）。
进入“审阅”选项卡：在Excel的顶部菜单栏中，点击“审阅”（Review）选项卡。这是所有与修订、注释和保护相关的功能集中地。
点击“修订”按钮：在“更改”组（Changes group）中，找到并点击“修订”（Track Changes）按钮。如果你使用的是Excel 2016或更高版本，这个按钮可能显示为一个下拉菜单；点击它会展开选项。
选择“突出显示修订”：在下拉菜单中，选择“突出显示修订”（Highlight Changes）。这将打开一个对话框。
在对话框中配置设置：
勾选“跟踪更改时突出显示”（Track changes while editing）。
在“时间”下拉菜单中，选择“全部”（All）以跟踪所有更改，或选择“从上次保存开始”（Since last save）以仅跟踪最近的更改。
在“修订人”下拉菜单中，选择“每个人”（Everyone）以跟踪所有用户的更改，或选择“仅我”（Only Me）以仅跟踪当前用户的更改。
在“位置”字段中，你可以指定要跟踪的工作表（例如，Sheet1），或留空以跟踪整个工作簿。
勾选“在屏幕上突出显示修订”（Show changes in tooltip）以在鼠标悬停时显示详细信息。
确认并应用：点击“确定”按钮。Excel会立即开始跟踪更改。现在，当你修改任何单元格时，更改会被突出显示。
实际例子
假设你有一个销售数据表，包含产品名称、数量和价格。你和同事小李共同编辑这个表格。
开启修订模式后，你将A2单元格的“苹果”改为“香蕉”。Excel会用蓝色下划线标记A2单元格，并在状态栏显示“1个修订”。
小李将B2单元格的数量从10改为15。Excel会用绿色下划线标记B2单元格，并记录小李的更改。
如果你将鼠标悬停在A2单元格上，会弹出一个工具提示，显示“[你的用户名] 在 [当前时间] 将 ‘苹果’ 改为 ‘香蕉’”。
注意事项
修订模式仅在共享工作簿中完全可用。如果你的文件不是共享的，Excel可能会提示你先启用共享（在“审阅” > “共享工作簿”中）。
在Excel Online或移动端App中，修订模式的功能有限，建议使用桌面版Excel以获得完整体验。
如果你是唯一编辑者，修订模式仍可工作，但其价值在多人协作中最大。
2. 如何关闭修订模式
当你完成编辑或不再需要跟踪更改时，可以关闭修订模式。这将停止进一步的跟踪，但已记录的修订不会丢失，你可以继续查看和处理它们。
步骤详解
进入“审阅”选项卡：与开启时相同，点击顶部菜单的“审阅”选项卡。
点击“修订”按钮：在“更改”组中，找到“修订”下拉菜单。
选择“突出显示修订”：再次点击“突出显示修订”以打开对话框。
取消勾选跟踪选项：
取消勾选“跟踪更改时突出显示”。
如果你想完全清除所有突出显示，可以勾选“在屏幕上突出显示修订”并选择“无”（None），但这不会删除已记录的修订历史。
确认关闭：点击“确定”。修订模式现在已关闭，后续更改不会被跟踪。
实际例子
继续以上述销售数据表为例。假设你已开启修订模式并进行了几处修改，现在想关闭它。
关闭后，你将C2单元格的价格从5改为6。这次更改不会被突出显示，也不会记录在修订历史中。
但是，之前A2和B2的修订记录仍然存在，你可以通过查看修订记录来访问它们。
注意事项
关闭修订模式不会删除已有的修订记录，这些记录会保留在工作簿中，直到你手动接受或拒绝它们。
如果你想永久删除所有修订标记，可以在关闭后选择“接受/拒绝修订”（详见第4节），然后一次性接受所有更改。
在共享工作簿中，关闭修订模式可能需要所有用户同意，或者仅影响你的视图。
3. 如何查看修订记录
查看修订记录是了解更改历史的关键步骤。Excel提供了多种方式来浏览这些记录，包括视觉突出显示和详细的日志列表。
步骤详解
确保修订模式已开启：如果修订模式关闭，你只能查看已记录的修订，但无法看到实时突出显示。建议先开启模式以查看最新更改。
使用“突出显示修订”查看：
进入“审阅” > “修订” > “突出显示修订”。
在对话框中，勾选“在屏幕上突出显示修订”，并选择时间范围（如“全部”）。
点击“确定”。Excel会用颜色标记所有修订单元格（默认蓝色表示添加，绿色表示删除，黄色表示格式更改）。
查看修订列表：
在“审阅”选项卡的“更改”组中，点击“修订” > “显示修订”（或在某些版本中是“查看修订”）。
这将打开一个侧边栏或对话框，列出所有修订记录，包括：
修订者（用户名）。
修订时间。
修订位置（工作表和单元格）。
旧值和新值。
你可以按时间、修订者或位置排序和筛选记录。
使用“信息”面板查看（适用于Microsoft 365/Excel 2021）：
点击“文件” > “信息”。
在“管理工作簿”部分，如果有修订，会显示“查看修订”链接，点击后可查看历史。
实际例子
假设你的销售数据表有以下修订：
你（User1）在2023-10-01 10:00 将A2从“苹果”改为“香蕉”。
小李（User2）在2023-10-01 10:05 将B2从10改为15。
你又在2023-10-01 10:10 更改了C2的格式为粗体。
查看时：
开启突出显示后，A2和B2会带有下划线，鼠标悬停显示详细信息。
在修订列表中，你会看到三行记录：
User1, 2023-10-01 10:00, Sheet1!A2, 旧值: 苹果, 新值: 香蕉
User2, 2023-10-01 10:05, Sheet1!B2, 旧值: 10, 新值: 15
User1, 2023-10-01 10:10, Sheet1!C2, 格式: 粗体
你可以点击列表中的条目，Excel会自动跳转到对应单元格，便于验证。
注意事项
修订记录存储在工作簿的隐藏数据中，可能增加文件大小。如果文件过大，考虑定期接受/拒绝修订以清理。
在共享工作簿中，所有用户都能看到相同的修订记录，除非设置了权限限制。
4. 如何接受或拒绝修订
接受修订会将更改永久应用到工作簿中，拒绝修订则会恢复到原始状态。这是清理修订历史、最终确认数据的最后一步。
步骤详解
进入“审阅”选项卡：点击“审阅” > “更改”组 > “修订” > “接受/拒绝修订”。
在对话框中配置：
“时间”：选择“全部”或指定日期范围。
“修订人”：选择“每个人”或特定用户。
“位置”：指定工作表或单元格范围。
点击“确定”。
逐个或批量处理：
Excel会逐个显示修订，显示旧值、新值和修订者。
点击“接受”应用更改，或“拒绝”恢复原值。
使用“全部接受”或“全部拒绝”一次性处理所有匹配的修订。
点击“关闭”结束。
高级选项：如果修订涉及公式，Excel会提示你公式可能受影响；你可以选择“接受并更新公式”以确保准确性。
实际例子
继续销售数据表，假设有以下修订：
A2: 从“苹果”改为“香蕉”（你）。
B2: 从10改为15（小李）。
操作：
打开“接受/拒绝修订”对话框，选择“全部”时间和“每个人”。
Excel首先显示A2的修订：旧值“苹果”，新值“香蕉”。你点击“接受”，A2永久变为“香蕉”。
接着显示B2：旧值10，新值15。你点击“拒绝”，B2恢复为10。
处理后，修订历史清空，工作簿现在只包含你接受的更改。
如果你有多个修订，例如10个，使用“全部接受”可以快速处理，但建议逐个检查以避免错误。
注意事项
接受/拒绝后，修订记录不可逆，因此操作前备份文件。
如果工作簿是共享的，接受/拒绝可能需要所有用户保存并关闭文件后生效。
在Excel Online中，此功能有限，建议使用桌面版。
结论：高效使用修订模式的最佳实践
通过以上步骤，你可以轻松掌握Excel修订模式的开启、关闭、查看以及接受/拒绝操作。这个功能是团队协作的利器，能显著减少沟通成本和错误率。最佳实践包括：
在多人编辑前始终开启修订模式。
定期查看和清理修订记录，以保持工作簿简洁。
结合Excel的“保护工作表”功能，进一步控制更改权限。
如果你是初学者，建议从小型文件开始练习，例如一个简单的预算表。
如果你在使用过程中遇到问题（如修订不显示），检查Excel的“文件” > “选项” > “高级” > “显示”部分，确保“显示修订标记”已启用。希望这篇指南能帮助你高效管理Excel修订，提升工作效率！如果有特定版本的疑问，欢迎提供更多细节。